¿Hacia qué tipo de forma de trabajar vamos? O ¿Cuál es el lugar donde vamos a trabajar?

Verán, el tema es más complejo de lo que parece.

Antes de la pandemia, unos cuatro años atrás, se comenzó a hablar y en ciertos países a ejecutar el trabajo en el domicilio, y la moda o los que deseaban estar en la cresta de la ola, lo endiosaron tanto, que cada año se le daba un empujoncito a la idea para que las empresas lo adoptaran. Algunas lo hicieron y otras, lo estaban pensando, hasta que llegó la pandemia. La pandemia, así como destruyó trabajos, aceleró algunos temas que ayudaron a adaptarse a esta nueva realidad del no estar juntos.

El encierro llevó a las empresas, de apuro a implementar el trabajo en el hogar, sin una planificación ni logística estudiada. Se fue armando todo al andar.

Así fue como la gente fue descubriendo que “el placer de trabajar en casa” no era para todos el mismo, o como lo imaginaban.

Hay que aclarar que la modernidad aportó herramientas muy buenas para trabajar mejor, por ejemplo el trabajo en equipo o trabajar en espacios abiertos, o escritorios no asignados, etc. Pero, siempre hay un pero, no todos los sectores de una organización son factibles de adecuar a las nuevas modas.

Los más adaptables son los sectores de administración, planificación, innovación, ventas etc. Los de producción siguen donde están.

En las casas, quienes tienen familia, se les hizo duro acomodarse, tener un lugar para sí, equipo disponible, silencio, etc, aunque se fueron acomodando, peor era quedar sin trabajo.

Las organizaciones, también tuvieron que digerir esto de no tener el control directo de su personal, como calcular su productividad, cumplimiento de objetivos, etc. Los jefes acostumbrarse a orientar a sus supervisados a que se debía cumplir un horario aunque no se estuviera en la empresa.

También talla aquí que la reducción del espacio necesario de oficinas, permitió a las organizaciones replantearse si se quedaban en el edificio que ocupaban o achicaban. Resultado, una inmensa cantidad de edificios hoy solitarios y sus dueños buscando la posibilidad de adaptarlos a unidades de viviendas. El código de urbanización en algunos sectores de la ciudad no permite esta reestructuración, por ahora.

Ya a más de un año de pandemia, algunas empresas comenzaron a establecer procedimientos para organizar sus estructuras. Algunas ya confirmaron quienes seguirán trabajando desde su casa, otras, como Google informó a sus empleados que a partir del 1 de septiembre,  aquellos que deseen trabajar desde casa durante más de 14 días tendrán que presentar una solicitud formal.

El mensaje es claro: puede haber más flexibilidad que antes, pero la mayoría de los trabajadores tendrán que ir a la oficina.

O sea, las virtudes del trabajo remoto son relativas. El condicionante para hacer el trabajo remoto para siempre, es estar en condiciones de hacerlo bien. Por ahora se tiene a utilizar un mix de tiempo en casa y tiempo en la oficina, lo que se denomina trabajo flexible o híbrido.

El tiempo irá acomodando las cosas. No debemos olvidar que el trabajo en grupos, equipos, ayudan a innovar, colaborar, aprender juntos, intercambiar ideas cara a cara y lo más importante se establece una fuerte sinergia.

Cada uno irá armando su modelo. Lo que para uno es apto, para otro es inaceptable o inconveniente.

Alguno de los temas a considera es, cuando la gente trabaja en remoto, ¿cuál será su trayectoria profesional”?

Si quieren convertirse en gerentes, si quieren tener cada vez más responsabilidades o si quieren construir una cultura dentro de sus equipos, ¿cómo van a hacerlo de forma remota?

Hasta aquí el enfoque humano. El otro tema es la reinvención de los espacios de trabajo post Covid-19

Mucho se ha proyectado respecto a qué va a suceder con los espacios de trabajo luego de que pase la pandemia Covid-19, pues, inevitablemente, las oficinas experimentarán cambios, tendiendo a bajar en superficie al igual que en la densidad de ocupación.

Ello, producto del teletrabajo que obligó a implementar el coronavirus en muchos sectores e industrias, y al distanciamiento de dos metros recomendado para disminuir los riesgos de contagio. Pero las proyecciones no sólo quedan en el espacio en cuanto a su ocupación, incluso se habla de los materiales a utilizar en las oficinas y sus facultades antimicrobianas o antivirales.

 

Más allá de lo acertadas que pudieran ser o no las proyecciones, lo cierto es que, en efecto, esta contingencia mundial ha demostrado que, con la tecnología existente hoy, es posible desarrollar un trabajo de múltiples maneras y que los resultados pueden lograrse, en ciertas áreas laborales, aun sin tener presencia física en las oficinas. Esto, sin dudas, nos lleva a revisar cuál será el rol que debiese cumplir el espacio laboral en el futuro. ¿Será acaso sólo para reuniones?, ¿o para colaboraciones específicas? Incluso viendo más allá, ¿serán necesarias las reuniones presenciales? Si estos eventos se pueden desarrollar remotamente como lo hemos hecho en estos días, ¿será realmente necesario un espacio de oficina?

Si tenemos que responder a estas interrogantes en este momento, es probable que muchos respondamos que sí, necesitamos el espacio dedicado al trabajo y requerimos de salas de reuniones y de colaboración.

Lo cierto es que hace un buen tiempo los espacios de trabajo han venido optimizándose con formatos del tipo “Agile”, en donde el  espacio utilizado es cada vez menor y más enfocado al desarrollo de una mecánica específica de trabajo (o producción) de cada empresa, y donde ya no hay un puesto de trabajo asignado a cada colaborador, sino un escritorio libre, donde aquel que tiene que ir, lo puede usar indistintamente.

Ahora, las condiciones específicas que nos han forzado en este caso particular a teletrabajar, distan de ser óptimas, toda vez que nuestros hogares raramente cumplen con las necesidades lumínicas, climáticas y ergonómicas que entregan los espacios de trabajo.

Dicho esto, también hay que tomar en cuenta las consideraciones del tipo emocional, en donde el contacto con el otro nos aporta como humanos a sentirnos parte de, ser sociables resulta fundamental para el correcto ejercicio de nuestras funciones. Por otra parte, está el equilibrio entre el trabajo y el tiempo personal o en familia que, necesariamente, debe estar correctamente dividido, el traslado entre un lugar y el otro sirve como tamiz para desprendernos emocionalmente de un estado (el estrés del trabajo) y pasar al otro (la calma del hogar), para que podamos lograr el descanso mental que nos permitirá funcionar óptimamente al día siguiente.

Es en este sentido donde se hacen fundamentales dos servicios: las estrategias de espacios de trabajo, que revisan y estudian el mejor modo de ocupar las oficinas que realmente se requieren; y, el  gerenciamiento del cambio, que apoya a la empresa a introducir los cambios organizacionales y maneras de ocuparlas.

En conclusión, el lugar de trabajo luego de la pandemia ciertamente sufrirá cambios, pero no necesariamente tan violentos como algunos vaticinan. Quizás migraremos de un modo más acelerado a optimizar nuestro espacio y haremos un uso más efectivo de las tecnologías con las que hoy contamos, pero no por eso lo dejaremos del todo por el trabajo a distancia. A modo de ejemplo, quizás las oficinas aumenten el índice de ocupación del espacio y establezcan “rutas o sentido” del tránsito para no cruzarse unos con otros, en algunos casos probablemente se apliquen algunos elementos al mobiliario existente y migrando a una tecnología para puertas y accesos, para resguardar a los colaboradores de la transmisión de enfermedades.

Otro ejemplo sería la ocupación de los espacios de trabajo por turno, disminuyendo la cantidad de gente que habita la oficina al mismo tiempo, todo apoyado de tecnologías de comunicaciones cada vez más poderosas y con mayores prestaciones.

Ciertamente establecer una nueva estrategia de ocupación del espacio deberá tomar en consideración la naturaleza particular de cada espacio y de cada empresa y cómo éstas se entrelazan, entendiendo además que probablemente, la “nueva normalidad” sólo sea temporal.

Daniel Velinsone

Fuentes: Notas del autor, y notas de  Aaron Rozenbaun – Gerente de Project & Development Services Chile.

 

 

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