Cuando se habla de la necesidad de capacitar al personal de un negocio o pyme, se instala este debate de si es necesario hacerlo y si es un gasto o inversión.
La mayoría de los propietarios de estas organizaciones piensa que es un gasto. Situación que no ocurre en las grandes empresas, ya que ellas incluyen la capacitación dentro de las políticas de desarrollo del personal.
Para los negocios o pymes, el capacitar al personal es un tema, pues significa derivar dinero a una actividad de la cual no ven claramente en que los va a beneficiar.
En mi experiencia, esta forma de pensar se da cuando el propietario no ve el todo del negocio, un negocio instalado en un mercado donde la captación del cliente es primordial, así como mejorar los procesos de los servicios o de la producción.
Algunas veces, la capacitación del personal es vista como un gasto, pero debe ser considerada, más bien, como una inversión en el capital intelectual de la empresa, ya que representa diversos beneficios que se obtienen como resultado. La toma de decisiones y resolución de problemas de manera más efectiva, incremento en el rendimiento de la empresa, mejora en la relación empleado-empresa y autoestima del grupo de trabajo, disminución en la rotación de empleados y comunicación más fluida, entre otros, son algunos de los beneficios que se obtienen con la capacitación empresarial.
¿Por qué es importante la capacitación?
“Un empleado motivado es un gran potencial para la empresa”. Además, el hecho de brindarle al trabajador la posibilidad de expandir su conocimiento, le permitirá crecer profesionalmente y así lograr metas individuales. Es algo que será altamente valorado por sus empleados.
El objetivo de toda capacitación es “mejorar el presente y ayudar a construir un futuro” en el que la fuerza de trabajo esté organizada para superarse continuamente y esto, debe realizarse como un proceso, siempre en relación con el cargo y las metas del negocio. ¿Cuáles son los beneficios de la capacitación?
- Se logran los objetivos del negocio:
Al desarrollar las habilidades de los trabajadores ayuda a que se logren los objetivos previamente establecidos a corto, mediano y largo plazo.
Potenciar el perfil de cada persona que forma parte de una organización permitirá obtener mejores resultados, al tiempo que se brinda una mejor atención y servicio al cliente. Lo que se espera es mejorar sus aptitudes en cada una de las áreas que se desempeñan, ya sea Jurídico, Call center, Comunicaciones, Marketing, entre otros.
- Se obtendrá mayor compromiso:
Cuando la capacitación está bien diseñada y sustentada, permitirá que los que forman parte de la compañía tengan una mejor actitud y exista una mayor confianza, lo que ayudará a que desempeñen mejor su puesto y estén más motivados.
Fortalecer todo tipo de conocimientos ayuda a que el personal tenga más confianza en sí mismo y adquieran más compromiso para desempeñar sus tareas y alcanzar sus metas tanto personales como laborales.
- Se garantiza el éxito de la empresa:
Los conocimientos, las habilidades y las actitudes de los colaboradores están íntimamente relacionados con cuán efectivos serán los resultados obtenidos.
Entre mayores sean los primeros, será más sencillo y menos demandante lograr los objetivos planteados.
- Se fortalece el conocimiento de los integrantes y su desempeño:
Con las capacitaciones empresariales se adquieren nuevos conocimientos que más tarde se pondrán en práctica, lo que ayudará a que la confianza de los equipos de trabajo crezca, logrando que se sientan mucho más seguros al realizar cada una de sus tareas o actividades y, por ende, tengan un mejor desempeño.
Esto beneficiará tanto a los colaboradores como a la empresa, ya que permitirá que se obtengan mejores resultados en cada uno de los procesos que se ejecuten y permitirá que los equipos de trabajo se sientan más cómodos y mejor preparados.
La capacitación también puede contribuir a:
- Incrementar la rentabilidad de la compañía.
- Dar una mejor imagen a la organización.
- Mejorar la relación entre todos los colaboradores.
- Ayudar a las personas a solucionar problemas y tomar mejores decisiones.
- Incrementar las habilidades.
- Favorecer la promoción hacia puestos de mayor responsabilidad.
- Lograr metas personales.
- Que el personal se sienta identificado con la empresa.
Finalmente, es importante tener presente que, el personal es la columna central de cualquier organización, así que entre más capacitados estén, mejor realizarán sus actividades y tareas, lo que ayudará a mejorar e impulsar el desempeño desde la empresa.
El retorno de la inversión
El ROI o retorno de la inversión de la capacitación se debe calcular en función de los beneficios que logra una organización gracias a las mejoras derivadas de capacitar a su capital humano. J.J. Phillips, matemático que desarrolló la metodología para calcular el ROI hace 25 años, establece un método para conocer el retorno de la inversión aplicado a la capacitación. Según su metodología, el ROI sería la rentabilidad obtenida por el dinero invertido en una acción formativa. Los beneficios económicos que puede obtener la empresa se miden por el volumen de producción, costes y tiempos.
Si por efecto de la capacitación de los empleados aumenta el número anual de unidades producidas, podemos considerar un beneficio económico el margen que deja a la empresa cada unidad producida multiplicado por el número de unidades producidas de más.
En el caso de que el efecto de la capacitación disminuyera la rotación de personal, podemos considerar un beneficio económico el coste de los procesos de selección que nos hemos ahorrado.
Y como última variable posible para medir el ROI, si gracias a la capacitación reducimos el tiempo que dedican los empleados a determinadas tareas administrativas consideradas por la empresa como no directamente productivas, podemos considerar un beneficio económico el coste/hora del personal multiplicado por el tiempo reducido.
En definitiva, el ROI de la capacitación es algo que existe y que es posible medir, únicamente queda animar a las compañías a convertir la teoría en práctica y valorar la capacitación de personal como una fuente más de beneficios, incorporándola a su planificación estratégica y, por descontado, a sus presupuestos.
Tipos de capacitación en una empresa
Ya que se han identificado los beneficios de invertir en capacitación laboral y las aristas que se deben evaluar para determinar cuánto se debe invertir, es necesario identificar el tipo de capacitación más adecuado.
Aunque por muchos años, las capacitaciones laborales fueron meramente teóricas o, en el caso de empresas industriales, teóricas y prácticas, en la actualidad existen múltiples técnicas para la capacitación laboral. A continuación, se describen las más utilizadas.
- Capacitación tradicional propia o ajena
El modelo de capacitación tradicional incluye textos, videos y, en ocasiones, inducciones apoyadas en material gráfico sobre lo que se desea transmitir al empleado.
Este tipo de capacitación suele tener lugar en un entorno de trabajo real y el empleado aprende memorizando lo transmitido o con la práctica, al realizar las tareas del puesto que le corresponde.
- Capacitación en línea
El modelo de capacitación en línea o e-learning, como se le conoce en inglés, es una forma de impartir capacitación a través de Internet. Puede realizarse mediante diversos métodos, como vídeos, simulaciones en línea y cuestionarios.
Se trata de una forma rentable de capacitar al personal, ya que no requiere que se desplace ni que se ausente del trabajo
- Capacitación con realidad virtual
La capacitación laboral en realidad virtual es una tecnología relativamente nueva que le permite a los empleados aprender en un entorno simulado en su totalidad.
Este tipo de capacitación puede ser muy beneficioso, ya que permite a los empleados aprender en un entorno seguro y controlado. Además, la capacitación laboral en realidad virtual puede personalizarse aún más que la capacitación en línea, razón por la cual se puede afirmar que se trata de la evolución de la capacitación en línea.
En todos los casos, es importante el seguimiento sobre la aplicación de lo aprendido por cada colaborador en su lugar de trabajo.
